ファイル管理あなたはどうしてますか?

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私は元来片付けが苦手で物質世界では本当に汚くしてしまうタイプで。コンマリのNetflix見ても、「ときめくってなんやねん」みたいな感じで見てしまうタイプです。
でも仕事のデジタルデータはどこにあるかはあまり苦労しないというか、どこに何があるか完全に把握できてる気がします。

定期的に片づけているからです

じゃぁなんで部屋の掃除しないねんというツッコミはさておき、今日は一応ファイル管理のtipsをご紹介します。

ファイル探しに係る時間を1秒ずつ短縮すると、1日一秒短縮するだけでも、1年間で6分休めます。(この例えよくなかった。。)

ファイル管理の悪い例

よく図面の締め切りとかに追われるとこういうことになってる人周りにいませんか?

フォルダ物件A

  • フォルダ物件A
    • 物件A_Final.dxf
    • 物件A_Final最終.dxf
    • 物件A_最終の最終の最終.dxf
    • 物件A_真の最終.dxf

どれが最終版ですか!?ってなるやつ。これはよくないですね。

自分流のファイルの管理術

私は以下のことを実践しています。

  • 日付+時間は絶対入れる。
    • これは結構やってる人多いんじゃないですかね。
  • 可能な限り中身の違いをファイルにつける。
    • 基本的には大きいクラス順に名前を付けて、かなりファイル名長くなることもあります。
    • このため、省略できる文字列は結構省略する。
      • text -> txt とか
      • Curve -> crv とか
  • 名前の付け方にルールを決める。
  • ファイル頭に通し番号をつける場合は00か000から。
    • 並びがきれいになるので。
  • 作業用のファイルとか、後からこれ見ても仕方ないなと思っている一時的なファイルはtmpという文字列をつけて、見直すタイミングで問答無用で消す。
    • testと名前がつくものも問答無用で消す。
  • ファイル整理の時間を絶対取る。
    • 定期的なバックアップと定期的な要約

個人的には最後の、バックアップと要約が一番重要かなとおもっています。具体的にはSummaryとか要素技術とかで分けて同じPCの別フォルダにファイルをコピーしています。

CUIが便利ですよ

ファイル管理はめんどくさいですよね。コピペがCtrl+C,Ctrl+Vでできても名前を変えるのとか、フォルダ移動が面倒だったりしますね。

そういう方には、CUIがおすすめです。

意外に建築系の人でシェルスクリプト書ける人少ないイメージ勝手にあります。Macでいうところのターミナルを開いて、コマンドを打つことでコピペ、名前の変更、ファイルの検索、ファイルの削除、ファイルの作成、フォルダの作成、何でもできます。

MacやLinuxではUNIXコマンドというものが利用できます。コマンドはすべて覚えるのはほぼ不可能なレベルでたくさんあります。

UNIXコマンド集

Windowsの場合はコマンドプロンプトを使えばOKです。似たようなことはほとんどできます。

マウスに手を持っていかなくていい。というのがミソで、慣れればかなり時間短縮できます。同時に、「例えばマイドキュメント以下のすべてのファイルを消す。」とかも一行で書けるので怖いこともできます。

例えばfileAをfileBにコピーするのは

ターミナルを開いて

cp fileA fileB

と打てばOKですし。フォルダAを作って、その中にfileAをコピーするなら

mkdir FolderA
cp fileA FolderA/fileA

これでOKです。ただし、ターミナルでfileAがある階層まで移動しなければなりません。

シェルスクリプトを使えばファイルコピーは楽になるかも。

シェルスクリプトとは、 複雑なこともできますがここでは、 UNIXコマンドを並べたもの。くらいの理解でOKです。

今FileTestというフォルダの中にWorkというフォルダがあって、このFileTest内に、「Summary」と「Backup」というフォルダを作って、Work内の任意のファイルのコピーをする場合を考えます。


ちなみにこのFileTestフォルダはDocument直下にあるものとします。

端末を開いたらたぶん自分のユーザー名とPCの名前が出てると思うのでここでは$以降のコマンドを打てばOKです。

MBP:~ UserName$ cd Documents/
MBP:~ UserName$ cd FileTest/
MBP:~ UserName$ chmod 755 FileCopy.sh
MBP:~ UserName$ ./FileCopy.sh

1行目はDocumentフォルダに移動、2行目はFileTestフォルダに移動、3行目はこの後説明するFileCopy.shの権限を変えています。4行目でシェルスクリプトの実行です。

なお、FileCopy.shは以下のようなファイルになっていて2行目以降は単純なUNIXコマンドです。

#!/bin/sh
mkdir Summary
mkdir Backup
cp Work/hoge.csv Summary/hoge.csv
cp Work/fuga.txt Summary/fuga.txt
cp Work/hoge.csv Backup/hoge.csv
cp Work/test.dat Backup/test.dat

実行するとこんな感じです。

いかがでしょうか?できるだけ時短できる技を持っておくと、自分の体を守ることにもつながりますよ!ぜひお試しあれ!

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